Ti sei mai trovato così preso da e-mail e messaggi che sembra quasi impossibile portare a termine un lavoro significativo?
Se è così, sicuramente non sei l’unico. Niente mi fa più paura di aprire il telefono che vedere 500 e-mail non lette.
In un rapporto ampiamente citato del 2023, Microsoft ha rivelato che l’utente medio di Office 365 trascorre il 57% del proprio tempo lavorativo comunicando tramite e-mail, riunioni e chat. Sono 3 giorni lavorativi, ogni settimana, solo per condividere e ricevere informazioni.
Estenuante. Fortunatamente, quei giorni sono finiti.
Oggi ti mostrerò come dimezzare il tempo dedicato alle comunicazioni di lavoro automatizzando gli appunti delle riunioni e redigendo le risposte alle email 5 volte più velocemente con l’intelligenza artificiale.
Imparerai: I 5 principali vantaggi di avere un addetto agli appunti basato sull’intelligenza artificiale.
La mia guida in 3 passaggi per configurare Fireflies.ai (così non dovrai più prendere appunti manualmente).
Esistono diverse alternative a questo Tool che citiamo come esempio alla fine dell’ articolo ne troverai altre scegli quella che fa il caso tuo.
- Come utilizzare ChatGPT per redigere risposte e-mail il 50% più velocemente.
- Come rispondere alle e-mail di una giornata durante una passeggiata di 30 minuti utilizzando l’intelligenza artificiale.
Alla fine, sarai in grado di organizzare riunioni più snelle e scrivere e-mail più velocemente di un gatto che corre in una stanza piena di sedie a dondolo.
I 5 principali vantaggi di avere un addetto agli appunti basato sull’intelligenza artificiale
Vantaggio 1: integrazione perfetta Coloro che prendono appunti tramite intelligenza artificiale operano in background senza interrompere il flusso della riunione.
Non dovrai più concentrarti sullo svolgimento di una riunione e sullo scrivere gli appunti di un libro. Una volta abilitata, l’intelligenza artificiale parteciperà automaticamente alle riunioni e trascriverà le conversazioni. Infine, puoi portare le tue idee migliori in una riunione senza sudare sui dettagli. Prenditi 4 minuti per configurarli una volta e ti faranno risparmiare decine di ore.
Vantaggio 2: precisione L’intelligenza artificiale cattura una trascrizione completa. Non una parola dimenticata. Se desideri rivisitare una riunione, puoi facilmente cercare nella trascrizione della riunione per trovare ciò di cui hai bisogno in pochi secondi.
Vantaggio 3: creare connessioni Il riepilogo traccia connessioni tra concetti che potresti aver perso mentre controllavi la posta elettronica. L’intelligenza artificiale collegherà i punti con i temi sollevati durante l’incontro.
Vantaggio 4: catturare nuove considerazioni Chiedendo all’intelligenza artificiale di analizzare la riunione, è possibile far emergere considerazioni finanziarie, legali, sul prodotto o sugli utenti a cui il team non stava discutendo o pensando attivamente. Avere un’intelligenza artificiale che li identifica crea valore. Ad esempio, se hai appena concluso una riunione sullo sviluppo di nuovi prodotti, chiedi semplicemente a Fireflies Pro: Ci sono problemi con il prodotto che non abbiamo menzionato? O Ci sono difficoltà tecniche che abbiamo trascurato e che dovremmo tenere in considerazione per l’implementazione della funzionalità X?
Vantaggio 5: Accessibilità Con un note-taker AI, non dovrai più scrivere e inviare alcun debriefing delle riunioni. Il tuo assistente AI invierà automaticamente gli appunti e la trascrizione della riunione per tenere tutti aggiornati. Tagga i relatori, esporta le sezioni e trova le parole chiave. È tutto ricercabile e condivisibile. Ora che capisci perché gli appunti con intelligenza artificiale sono un gioco da ragazzi per le tue riunioni, ti mostrerò come configurarne uno tu stesso.
Aiuta il resto della tua organizzazione a trarre vantaggio da questo aumento di produttività. Fallo sapere ai tuoi colleghi e rendilo una pratica nella tua azienda. Come utilizzare ChatGPT per redigere risposte e-mail il 50% più velocemente 11 ore. Questo è il tempo che i professionisti americani e britannici dedicano alla scrittura di 112 email ogni settimana, secondo uno studio del 2023 condotto da Slack e OnePoll. In media, scrivere un’e-mail da zero richiede circa 5 minuti.
Ma ChatGPT può redigere queste email in pochi secondi, facendoti risparmiare ore di tempo ogni settimana.
Ed è molto più semplice di quanto la maggior parte della gente pensi: basta usare questo messaggio: Redigere un’e-mail concisa ma professionale dicendo che [INSERISCI COSA VUOI DIRE].
Mantienilo sotto le 200 parole. Immagina di essere un dirigente immobiliare che ha ricevuto un’e-mail da un potenziale cliente che chiedeva informazioni sulle opportunità di investimento nel settore immobiliare commerciale.
Me: “Scrivi una risposta concisa ma professionale a questa email che ho ricevuto, esprimendo la volontà di discutere di opportunità immobiliari commerciali. Mantienilo sotto le 125 parole.
ChatGPT: La risposta creata dall’intelligenza artificiale bilancia bene professionalità e concisione.
Semplicemente lo rivedo, lo modifico per adattarlo un po’ meglio alla mia voce o al mio contesto con questa persona e invio. L’intero processo richiede meno di 60 secondi. 5 volte più veloce della scrittura e-mail convenzionale.
Per redigere risposte email con ChatGPT, procedi come segue:
Apri ChatGPT Copia e incolla l’e-mail e la tua risposta nel file segnaposto in questo prompt:
[INSERISCI L’EMAIL CHE HAI RICEVUTO] Redigere un’e-mail concisa ma professionale dicendo che [INSERISCI COSA VUOI DIRE] .
Mantienilo sotto le 200 parole. Rivedi e modifica la bozza dell’e-mail e rispondi premendo “invia”
Come rispondere alle e-mail di una giornata durante una passeggiata di 30 minuti utilizzando l’intelligenza artificiale Il mio modo preferito di rispondere alle e-mail è utilizzare questo messaggio durante una passeggiata.
Ecco come farlo: Indossare abiti da passeggio, crema solare, occhiali da sole, cuffie.
Esci e apri ChatGPT e Gmail. Esamina le email a cui devi rispondere o avviare.
Nell’app ChatGPT, detta la prima e-mail che devi inviare e prosegui, ad esempio “Per favore, redige un’e-mail alla mia collega Heather per chiederle di organizzare insieme a me l’evento sull’auto a guida autonoma.
Diciamo che è mercoledì alle 2. Fornisci due motivi divertenti per cui dovrebbe unirsi a me, creane uno che la noterà sul suo documento di promozione.
E poi finiscilo con un divertente senso di colpa. Puoi balbettare, correggerti e cambiare l’ordine delle frasi. Va tutto bene. Puoi anche dire “poi una sezione in cui chiedere i prossimi passi del progetto” invece del dettato letterale “quando ne avrai la possibilità la prossima settimana, per favore invia i prossimi passi del progetto”.
Ricorda, stai sollecitando, non solo dettando. Dopo aver dettato l’e-mail, invia l’intero messaggio a ChatGPT e ricevi la bozza dell’e-mail.
Controlla l’e-mail, modificala secondo necessità e inviala. Ripeti per le email rimanenti.
Adoro rispondere alle email in questo modo perché così non sono incollato alla scrivania. Questo processo mi aiuta a mettere in pratica i miei passi quotidiani e, poiché camminare migliora la creatività, mi rende anche un comunicatore più efficace.
La cosa fantastica è che puoi divagare con disinvoltura, usare lo slang e ripetere la stessa parola 10 volte mentre prepari il pranzo… e l’intelligenza artificiale convertirà tutto in un linguaggio conciso e adatto al business. (A proposito, qui stiamo solo grattando la superficie.
Puoi svolgere QUALSIASI attività creativa mentre cammini: registra semplicemente una trascrizione con i tuoi pensieri e chiedi a ChatGPT di appianare i tuoi pensieri “sulla base di questa trascrizione”.)
Oggi hai scoperto come l’intelligenza artificiale può migliorare la produttività gestendo automaticamente gli appunti delle riunioni e redigendo rapidamente le comunicazioni.
Successivamente, esploreremo come l’intelligenza artificiale sta rivoluzionando la ricerca e l’analisi dei documenti. Dopo averlo letto, non dovrai più scorrere un rapporto di 100 pagine solo per trovare 1 pagina di informazioni utili. Prometto. Se questo non ti entusiasma, non so cosa lo farà. Ci vediamo domani,ChatGPT
Esistono diverse alternative a Fireflies.ai per l’automazione degli appunti durante le riunioni. Alcune di queste alternative includono:
- Otter.ai: Un’applicazione che offre servizi di trascrizione vocale e generazione automatica di appunti durante le riunioni. Otter.ai è noto per la sua precisione e facilità d’uso.
- Sonix.ai: Questo servizio fornisce trascrizioni automatiche di alta qualità utilizzando l’intelligenza artificiale. Supporta diversi formati audio e video e offre anche strumenti di editing per migliorare le trascrizioni.
- Rev.ai: Rev.ai offre servizi di trascrizione automatica utilizzando algoritmi avanzati. È possibile integrare Rev.ai con piattaforme di videoconferenza per automatizzare il processo di trascrizione durante le riunioni.
- Verbit.ai: Verbit fornisce soluzioni di trascrizione vocale e appunti automatizzati utilizzando tecnologie avanzate di riconoscimento vocale. Offre anche servizi di traduzione e sottotitolazione.
- Temi.ai: Questa piattaforma si concentra sulla trasformazione automatica di riunioni e interviste in testo strutturato utilizzando l’intelligenza artificiale. Temi.ai mira a migliorare l’organizzazione e l’accessibilità delle informazioni.
- Krisp.ai: Anche se non si tratta specificamente di un’app per gli appunti, Krisp.ai elimina il rumore di fondo durante le chiamate e le riunioni, migliorando la qualità dell’audio e facilitando la comprensione delle conversazioni registrate.
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